Fotografía por Drew Hays vía Unsplash

El trabajo de un Administrador de Fincas es muy amplio y saber valorarlo a veces no resulta fácil. Seguro que en tu ciudad existen muchos despachos o personas independientes ofreciendo sus servicios. Si estás buscando un nuevo Administrador de Fincas encuentra aquí algunas claves que te pueden ayudar a elegir.

Servicios de un Administrador de Fincas

Gestionar el día a día de una comunidad de vecinos conlleva hacerse cargo de los gastos, regular las normas de convivencia, tramitar lo exigido por las administraciones o estar pendiente del mantenimiento de la finca.

Entre todas las tareas de un Administrador de Fincas, lo mínimo que debe ofrecer un buen profesional son los cuatro puntos que exponemos aquí:

  1. Gestión económica
  • Llevar las cuentas al día: Es fundamental que el administrador se encargue de registrar todos los ingresos (las cuotas de los vecinos) y todos los gastos (limpieza, luz, agua, reparaciones, etc.). Esto permite saber en todo momento cuánto dinero hay y en qué se gasta.
  • Preparar el presupuesto anual: Antes de que empiece el año, el administrador debe elaborar un plan de gastos e ingresos previsto. Así, los vecinos saben cuánto dinero necesitarán aportar y para qué.
  • Cobro de recibos y gestión de morosos: El administrador se encarga de que todos los vecinos paguen sus cuotas a tiempo. Si alguien no paga, es su responsabilidad reclamar la deuda, primero de forma amistosa y, si es necesario, por vía judicial. Esto es vital para la salud económica de la comunidad.
  • Pagar las facturas: Se asegura de que los proveedores (empresas de limpieza, de ascensores, de mantenimiento, conserjería, etc.) cobren a tiempo por sus servicios.
  • Gestión de impuestos: Se encarga de presentar y pagar los impuestos que le correspondan a la comunidad, como el IGIC o las retenciones.
  1. Mantenimiento y conservación
  • Velar por el buen estado del edificio: El administrador debe estar atento al estado general de la finca, sus instalaciones (ascensores, portal, jardines) y servicios. Si ve algo que no funciona bien o que necesita repararse, debe actuar.
  • Coordinar reparaciones y obras: Si hay que arreglar una avería o hacer una obra (por ejemplo, en la fachada o el tejado), el administrador se encarga de pedir presupuestos, elegir a los profesionales adecuados y supervisar que los trabajos se hagan correctamente y en los plazos acordados.
  • Tramitar siniestros con el seguro: Si ocurre un incidente (una inundación, un incendio, una rotura), el administrador se encarga de gestionar todo el papeleo con la compañía de seguros de la comunidad para que se reparen los daños.
  1. Comunicación y secretaría
  • Convocar y celebrar las reuniones de vecinos: Es su tarea preparar los avisos de las Juntas de Comunidad donde se indica qué temas se van a tratar y asegurarse de que se celebren correctamente.
  • Redactar las actas: En cada reunión, el administrador anota todo lo que se habla y los acuerdos que se toman. Este documento, el acta, es muy importante porque deja constancia de las decisiones de la comunidad.
  • Custodiar la documentación: Guarda de forma segura todos los papeles importantes de la comunidad: los estatutos, las actas de las reuniones, los contratos con los proveedores, las facturas, etc.
  • Comunicar a los vecinos: Mantiene informados a todos los propietarios sobre cualquier tema relevante: obras, avisos, cambios en la normativa, derramas, etc.
  • Atender consultas y resolver conflictos: Es el punto de contacto para las dudas de los vecinos y, si hay algún desacuerdo o problema entre ellos, puede actuar como mediador para buscar una solución.
  1. Asesoramiento legal y técnico
  • Conocimiento de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH): Un buen administrador debe conocer a fondo la ley que regula las comunidades de vecinos. Esto le permite asesorar sobre los derechos y obligaciones de cada uno.
  • Asesoramiento en decisiones: Puede orientar a la comunidad sobre cómo tomar decisiones importantes, asegurándose de que se cumpla la ley en todo momento.
  • Recomendaciones: Ofrece consejos sobre mejoras en el edificio, eficiencia energética o cualquier otro tema que beneficie a la comunidad.

Otros puntos que ayudan a elegir un buen Administrador de Fincas

Además de las funciones técnicas y administrativas que ya hemos detallado, un excelente administrador de fincas se distingue por una serie de cualidades y valores que pueden considerarse más subjetivos. Sin embargo, son absolutamente cruciales para generar un ambiente de confianza y eficiencia en la comunidad. Son esa diferencia que distingue a un buen gestor en un administrador excepcional.

Te enumeramos esos puntos importantes que añaden valor a su trabajo:

  • Transparencia

La claridad en la gestión supone no solo mostrar las cuentas, sino hacer que la información económica y de gestión sea fácil de entender para todos los vecinos. Esto implica que los propietarios sepan en qué se gasta cada euro, por qué se toman ciertas decisiones y cuál es la situación real de las finanzas de la comunidad.

  • Confianza

La confianza se construye con el tiempo, pero también con la buena disposición  y la honestidad. Un administrador de confianza es aquel en el que los vecinos creen, sabiendo que actuará siempre en el mejor interés de la comunidad, incluso en situaciones difíciles.

  • Accesibilidad y comunicación efectiva

No se trata de tener un teléfono disponible la 24 horas, sino de ser fácil de contactar y de responder de manera oportuna a las dudas, quejas o necesidades de los vecinos. Además, implica la capacidad de explicar temas complejos (legales, técnicos, económicos) de una forma que cualquier persona pueda entender, sin usar muchos tecnicismos sino un lenguaje sencillo.

Proactividad

En lugar de esperar, resulta mucho más atractivo para una comunidad de vecinos al elegir un Administrador de Fincas, que éste tenga la capacidad de anticiparse a los problemas que puedan surgir para solucionarlo de manera positiva. Por ejemplo, revisa el estado del tejado antes de que haya goteras, propone mejoras para la eficiencia energética antes de que las facturas se disparen, o sugiere un plan de mantenimiento preventivo.

Empatía y capacidad de mediación

Un buen administrador no solo aplica la ley, sino que entiende las sensibilidades y los puntos de vista de los vecinos. Cuando surgen conflictos (ruidos, mascotas, obras, etc.), tiene la habilidad de escuchar a todas las partes, comprender sus preocupaciones y proponer soluciones justas que ayuden a resolver el problema sin escalar.

Profesionalidad y actualización constante

Un administrador de valor no se estanca. Se mantiene informado sobre los cambios en la Ley de Propiedad Horizontal, las nuevas normativas de construcción, las ayudas y subvenciones disponibles para las comunidades, y las mejores prácticas en gestión.